KATERE KADROVSKE EVIDENCE JE DELODAJALEC DOLŽAN VODITI
Vsak delodajalec je v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) dolžan skrbeti za hrambo številnih podatkov.
Namen evidenc ni le zagotavljanje statističnega spremljanja, temveč omogoča tudi lajšanje poslovanja. Nadzor nad izvrševanjem določb ZEPDSV in predpisov, izdanih na njegovi podlagi, izvaja Inšpektorat za delo.
Evidence, ki jih mora voditi delodajalec in jih določa ZEPDSV so:
Namen evidenc ni le zagotavljanje statističnega spremljanja, temveč omogoča tudi lajšanje poslovanja. Nadzor nad izvrševanjem določb ZEPDSV in predpisov, izdanih na njegovi podlagi, izvaja Inšpektorat za delo.
Evidence, ki jih mora voditi delodajalec in jih določa ZEPDSV so:
- evidenca o zaposlenih delavcih,
- evidenca o stroških dela,
- evidenca o izrabi delovnega časa,
- evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu (je značilnejša za večja podjetja).
Evidenca o zaposlenih delavcihEvidenca o stroških dela |
Podatke o zaposlenih delavcih je potrebno hraniti v personalnih mapah zaposlenega. Posamezni podatki se nahajajo v fizični obliki in so hranjeni v kovinskih ognjevarnih omarah. Ker evidenca vsebuje osebne podatke, jih lahko obdelujejo le osebe, ki jih za obdelavo pooblasti odgovorna oseba (delodajalec). Dostop do osebnih podatkov ureja Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP) ter Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1).
Evidenco se vodi za posameznega delavca z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Delavec mora sporočiti delodajalcu o vsaki spremembi osebnih podatkov, in sicer v 8 dneh po spremembi. Te podatke je prav tako potrebno v 8 dneh od sklenitve pogodbe o zaposlitvi sporočiti Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije. Dokumenti s podatki o delavcu iz evidenc ter izvirne listine, se hranijo kot listine trajne vrednosti. Kadar delodajalec preneha z opravljanjem svoje dejavnosti, prevzame arhiv podatkov o delavcu njegov pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije. Ta evidenca vsebuje naslednje podatke: a) podatki o delavcu: - osebno ime, - datum rojstva, če oseba nima EMŠO, - kraj rojstva, - država rojstva, če je kraj rojstva v tujini, - enotna matična številka občana, - davčna številka, - državljanstvo, - naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), - naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), - izobrazba, - ali je delavec invalid, - kategorija invalidnosti, - ali je delavec delno upokojen, - ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, - ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo, - naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj); b) podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci): - vrsta delovnega dovoljenja, - datum izdaje delovnega dovoljenja, - datum izteka delovnega dovoljenja, - številka delovnega dovoljenja, - organ, ki je izdal delovno dovoljenje; c) podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi: - datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi, - datum nastopa dela, - vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi, - razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas, - poklic, ki ga opravlja delavec, - strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, - naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, - število ur tedenskega rednega delovnega časa, - razporeditev delovnega časa, - kraj, kjer delavec opravlja delo, - ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo; č) podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi: - datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi, - način prenehanja pogodbe o zaposlitvi. Potrebno je opozoriti, da ni dovoljeno hraniti fotografije osebnega dokumenta, razen v primeru, da delavec poda izjavo s soglasjem, ki je hkrati tudi podpisana. Delodajalec je dolžan mesečno voditi podatke o stroških dela ter jih vpisovati v evidenco o stroških dela. Ta evdenca se vodi od dneva sklenitve pogodbe o zaposlitvi in do dneva prenehanja delovnega razmerja. Dokumenti se hranijo kot listine trajne vrednosti. Kadar delodajalec preneha z opravljanjem svoje dejavnosti, prevzame arhiv podatkov o stroških dela njegov pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije.
Poleg podatkov o delavcu (iz evidence o zaposlenih delavcih), se vpisuje še: - številko transakcijskega računa, na katerega se izplačujejo plače in ostali prejemki; b) podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca: - plača za tekoči mesec, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi: - bruto plača za delo s polnim delovnim časom, - bruto plača za delo s krajšim delovnim časom od polnega, - bruto izplačila za delo preko polnega delovnega časa (nadurno delo), - bruto nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca; - zaostala izplačila in nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi: - bruto zaostala izplačila in nadomestila plač; izredno izplačilo (izplačilo po drugih osnovah, ki ne predstavlja redne mesečne plače): - bruto izplačila na podlagi osebne delovne uspešnosti, - dodatna denarna izplačila iz naslova uspešnosti poslovanja; neto plača (za mesec poročanja, za zaostala izplačila, nadomestila plač in za izredna izplačila): - plača, - zaostalo izplačilo, - nadomestilo plače, - izredno izplačilo; c) podatke o drugih stroških dela: - povračila stroškov v zvezi z delom, - regres za letni dopust, - jubilejna nagrada, - dodatna plačila, namenjena socialni varnosti delavcev, - plačila za prostovoljno pokojninsko zavarovanje, - solidarnostna pomoč, - odpravnina, - stroški izobraževanja delavcev, - davki na izplačane plače, - ostali stroški dela; č) podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca: prispevki v breme delodajalca: - plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, - plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje, - plačani prispevki za starševsko varstvo, - plačani prispevki za zaposlovanje; prispevki v breme zavarovanca: - plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, - plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje, - plačani prispevki za starševsko varstvo, - plačani prispevki za zaposlovanje. |
Evidenca o izrabi delovnega časa |
V to evidenco se dnevno vpisuje podatke za posameznega delavca. Prav tako gre tudi v tem primeru za listine trajne vrednosti in jih je potrebno hraniti ali predati kot v zgoraj opisanih evidencah.
Ti podatki so naslednji: a) podatke o številu ur, b) skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, c) opravljene ure v času nadurnega dela, č) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, d) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, - neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, - število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa. |
Evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu |
Tej evidenci bomo posvetili manj pozornosti.
Podatke iz te evidence je potrebno posredovati v 7 dneh po koncu stavke ali arbitraže delovnega spora, in sicer Statističnemu uradu Republike Slovenije. |